​​Kun kyse on pilvipohjaisista tuottavuustyökaluista, mielessä on yleensä kaksi vaihtoehtoa: Google Workspace ja Microsoft 365. Olet todennäköisesti jo käyttänyt jompaakumpaa, tai saatat miettiä, kumpi niistä sopisi paremmin käyttöösi.

Kun tarpeena on yrityksen joustava ja saumaton työskentely, ei ole salaisuus, että valinta on Google Workspace.

Tässä tekstissä käymme läpi molempia alustoja, vertailemme niiden toiminnallisuuksia ja tutkimme joitakin tärkeimpiä ominaisuuksia. Kirjoitimme aiemmin postauksen myös Google Workspacen ja Microsoftin kustannusnäkökulmista.

Google Workspace & Microsoft 365 – Yleiskatsaus

Pilvipohjaisuus

Yhä useammat työntekijät ovat siirtyneet työskentelemään etänä tai hybridinä ja töitä tehdään kotitoimistoissa tai muissa etätyöpaikoissa. Etätyöskentely on osoittanut, kuinka tärkeää nykypäivänä on se, että yhteistyö toimii tiimeissä myös etäyhteyksin.

Pilvipalvelu tarjoaa tähän luultavasti parhaimmat ratkaisut, sillä se antaa työntekijöille mahdollisuuden kirjautua sähköpostiin, asiakirjoihin, taulukkolaskentaohjelmiin ja muihin tietoihinsa – riippumatta siitä, missä tai millä laitteilla he työskentelevät.

Sekä Google Workspace että Microsoft 365 tarjoavat pilvipohjaisia yhteistyö- ja tuottavuusratkaisuja, jotka täyttävät tämän tarpeen. Google Workspace suunniteltiin nimenomaan pilvinatiiviksi, kun taas Microsoft 365 perustui alunperin vain yrityksen perinteiseen ratkaisuun, Microsoft Officeen.

Pilvinatiivius tarkoittaa, että kaikki työkalut (taulukkolaskenta, dokumentin muokkaus ja hallinta, palaverit, kalenterit ja muu yhteistyöhön liittyvä) tapahtuu verkkopohjaisesti, eikä paikallisesti omalle laitteelle tallentaen. Myös nimensä mukaan pilvitallennus tulee sisäänrakennettuna, joten Workspacessa tiedot tallentuvat aina reaaliajassa pilveen. Paikallinen tallennus on kuitenkin mahdollista, mutta muokkaus tapahtuu verkkosovellusten tai selaimen kautta. Microsoft 365:n tämän hetken tallennusmuoto on hybridi pilvitallennusta ja työpöytäversioita M365:n toiminnallisuuksista.

Hinta – Google Workspace vs. Microsoft 365

Google Workspace -paketit alkavat reilu viidestä eurosta käyttäjää kohti kuukaudessa (Goodi tarjoaa niitä alk. 5,5 €/kk + alv), ja Microsoft 365:n paketeissa lähtöhinta on sama. Nämä kaksi perussuunnitelmaa eivät kuitenkaan ole täysin vertailukelpoisia, sillä Microsoft 365 sisältää enemmän tallennustilaa (1 Tt) alimmassa suunnitelmassa kuin Google Workspace (30 Gt). Molemmat palveluntarjoajat tarjoavat verkkopohjaisia tuottavuussovelluksia, mutta Workspacen käyttäjät saavat käyttöönsä kaikki ominaisuudet, kun taas Microsoft 365:n käyttäjien on päivitettävä lisenssit saadakseen työpöytäsovellukset, joissa on kaikki saatavilla olevat ominaisuudet.

Kaikissa muissa paitsi alimman tason suunnitelmissa Google Workspace tarjoaa parhaan vastineen, sillä vertailukelpoisten suunnitelmien ja sovellusten hinnat ovat alhaisemmat ja tallennustilaa on huomattavasti enemmän. Esimerkiksi M365 Business Premium sisältää saman 1Tt tallennustilaa kuin M365 Standard, toisin kuin edullisempi Google Workspace Business Plus 5Tt. Lisäksi Google Workspacen suunnitelmat eivät vaadi vuosisopimusta, kun taas Microsoftin tilaukset laskutetaan kuukausittain, mutta ne edellyttävät vuosittaista sitoutumista.

Voit lukea tarkempia laskelmia ja pohdintoja kustannusnäkökulmasta aiemmasta blogikirjoituksestamme.

Helppokäyttöisyys

Google Workspace vs. Microsoft 365 -keskustelussa Google Workspace on usein helpompi käyttää ja intuitiivisempi kuin Microsoft 365, sillä Google keskittyy ennen kaikkea toiminnallisuuteen ja reaaliaikaiseen yhteistyöhön, selkeän, mutta tehokkaan käyttöliittymän avulla

Esimerkiksi Gmailissa on mahdollista ottaa käyttöön sähköpostien älykäs suodatus. Tämän ansiosta käyttäjä saa halutessaan ohjattua tietyt sähköpostit vaikka suoraan roskapostiin, täysin automaattisesti. Kaiken taustalla on Googlen tavoite – “Simplyfying use”.

Turvallisuus

Sekä Google Workspacesta että Microsoft 365:sta löytyy paljon turvaominaisuuksia, jotka kattavat tiukkojenkin globaalien vaatimusten noudattamisen. Workspacessa on lisäksi turvallisuuteen liittyviä, sekä mukautettavia että sisäänrakennettuja, analyysi-, läpinäkyvyys-, varmuuskopio- ja hallintaominaisuuksia. Microsoftilla on mm. sisäänrakennetut salasanavaatimukset, ja lisäksi muita turvatyökaluja, jotka saa käyttöön lisäosilla ja ylemmillä lisenssitasoilla. Pienen yrityksen tarpeeseen usein kuitenkin riittää perus yritystason salaukset ja suojaus.

Merkittävin turvallisuusero palveluiden välillä juontaa juurensa siitä, miltä lähtökohdilta suojausratkaisut on alunperin kehitetty. Googlella tämä pohjaa pilveen ja verkon uhkiin. Microsoft on rakennettu alunperin työpöydälle, joten palvelun siirryttyä osittain pilvipalveluksi on sen nopeasti täytynyt rakentaa turvaominaisuuksiaan myös sitä ajatellen, mutta se ei ole vielä saavuttanut Googlen tasoa. On kuitenkin totta, että suuryritystasolla turvaominaisuuksia on käytössä huomattavasti enemmän kuin Google Workspacen vastaavassa lisenssitasossa.

Sovellusten eroista lyhyesti

Alla vertailemme ensin molempien palveluiden käytetyimpiä työkaluja ja sovelluksia, mutta vertailun pääpaino on käytettävyydessä ja kokonaisuudessa, ei niinkään käyttörajoituksissa, sillä ne tuppaavat muuttumaan uusien päivitysten myötä.

Yrityssähköposti – Gmail vs. Outlook

Gmail ja Outlook ovat säilyttäneet asemansa suosituimpina sähköpostipalveluista läpi vuosien – sekä yritys- että yksityiskäytössä. Useat pienet ja keskisuuret yritykset käyttävät Gmailia, kun taas Enterprise-tason yritykset ovat tottuneet Microsoftin palveluihin.

Oulookissa lähetettyjen sähköpostien päivittäinen maksimimäärä on suurempi kuin Gmailissa (10000 vrt. 2000), mutta molemmissa palveluissa on markkinoiden suurin lähetettävien tiedostojen yhteiskoko päivässä. Käyttörajat ovat myös suurempia kuin kummankaan sovelluksen ilmaisversioissa.

Yksittäisen sähköpostin lähetys usealle vastaanottajalle on kuitenkin rajallisempaa Outlookissa, sillä se ei suoraan tue monilähetystä. Viestin voi kerralla lähettää vain 500 vastaanottajalle, kun taas määrä on yrityksen Gmailissa 1500 monilähetys ominaisuudella.

Merkittävin ero näiden kahden sähköpostiohjelman välillä on kuitenkin käyttöliittymä. Gmail ja Outlook ovat molemmat suhteellisen intuitiivisia käyttää, mutta kansiorakenne (perinteiset postilaatikot vs. Gmailin älykäs suodattaminen ja tunnisteet) ja mahdollisuus muokata postilaatikon ulkoasua tekevät Gmailista modernimman ratkaisun.

Gmailiin on tänä vuonna integroitunut muiden Googlen palveluiden näkymiä, mukaan lukien Chat, Meet, Tilat ja Tehtävät (Tasks). Sen ansiosta sovellusten välillä ei tarvitse hyppiä ja aikaa säästyy.

Aikataulutus – Google-kalenteri vs. Microsoft Outlook-kalenteri

Google-kalenteri on keskitetty paikka, jossa voit järjestää päiväsi. Voit käyttää sitä verkossa tai offline-tilassa, työpöytä- tai mobiilisovellusten kautta ja seurata sillä kokouksia, muistutuksia, tehtäviä, videotapaamisia, puheluita ja paljon muuta. Vaikka Google-kalenteri antaa yksilöille mahdollisuuden muokata tätä tilaa eri näkymien avulla, se on viime kädessä suunniteltu tekemään yhteistyöstä nopeampaa ja helpompaa. Esimerkiksi saman organisaation jäsenillä on mahdollista nähdä toistensa kalenterit ja näin pysyä paremmin perillä tiimin aikatauluista.

Microsoft Outlookissa on myös useita ominaisuuksia, jotka voivat auttaa sinua organisoimaan työpäivääsi ja tapahtumia. Se toimii ensisijaisesti työpöydällä ja tarjoaa enemmän kalenterinäkymiä, mutta kalenterien jakamisessa on enemmän rajoituksia varsinkin, jos työskentelet eri sähköpostiohjelmia käyttävien henkilöiden kanssa.

Vaikka molemmat vaihtoehdot ovat vahvoja sovelluksia aikatauluttamiseen ja organisointiin, Google-kalenteri on etulyöntiasemassa erityisesti niille, jotka haluavat käyttää kalenteria mistä tahansa ja yhteistyössä muiden kanssa. Google-kalenteri antaa käyttäjille myös mahdollisuuden käyttää päällekkäisiä kalentereita muiden kalenterien, kuten Microsoft Outlookin kanssa.

Pilvipohjainen tuottavuus ja yhteistyö – Google Docs vs. Word

Word on varmasti monelle tuttu tekstinkäsittelyohjelma, jonka avulla voit tehdä yhteistyötä työkavereidesi kanssa, luoda asiakirjoja ja jakaa työsi muiden kanssa.

Googlella vastaava tekstinkäsittelyohjelma on Google Docs, jonka avulla voit työskennellä reaaliaikaisesti kollegoidesi kanssa. Voitte samaan aikaan työstää samaa dokumenttia, jättää siihen kommentteja ja paljon muuta.

Vaikka näillä kahdella alustalla on yhtäläisyyksiä, Google Docs on usein paras valinta organisaatioille, jotka haluavat edistää tiimiensä yhteistyötä. Google Docs on ennen kaikkea helppokäyttöinen ja sen avulla tiimisi voi työskennellä samanaikaisesti asiakirjojen parissa yhdessä, mikä luo työstä mahdollisimman tehokasta.

Docsiin on tullut myös paljon houkuttelevia, aikaa säästäviä ominaisuuksia, kuten älykkäät palat (chips). Niillä luot dokumentteja ja lisäät tietoja dokumenttiin ultra nopeasti. Esimerkiksi kokousmuistiinpanojen pohjat kokouksen kalenteritiedoilla saa lisättyä Docsiin napinpainalluksella (tai avaamalla pudotusvalikon kirjoittamalla @-merkin).

Taulukkolaskenta – Google Sheets vs. Excel

Google Sheets ja Excel ovat molemmat yksinkertaistettuja tapoja koota tietoja ja tarkastella niitä. Sekä Google Sheetsillä että Excelillä voit luoda tuoda tuiki tavallisia taulukoita, budjetteja, data-analyysilausuntoja, laskuja, projektiseurantalausuntoja ja paljon muuta.

Näillä kahdella alustalla on jälleen samanlaiset toiminnot, mutta niissä on kuitenkin joitakin ratkaisevia eroja. Suurin näistä on, jälleen kerran, tallennus ja muokkaus. Excel-tiedostoja ei pysty muokkaamaan yhtäaikaisesti, ja tiedostot täytyy tallentaa paikallisesti ennen niiden käsittelyä. Tämä johtuu siitä, että Excel luotiin alunperin staattiseksi, työpöytäpohjaiseksi työkaluksi, kun taas Google Sheets suunniteltiin erityisesti pilvipohjaiseksi, käyttäjäystävälliseksi ja yhteistyötä parantavaksi kokemukseksi. Kuten kaikkia muitakin Google Workspacen työkaluja, myös Sheets tiedostoja voi muokata reaaliaikaisesti muiden käyttäjien kanssa.

Excelissä on pari laskenta- ja analyysitoimintoa, jotka Sheetistä puuttuu, mm. sisäänrakennetut vuokaaviot (flow charts). Muilta ominaisuuksilta työkalut ovat hyvin samanlaiset. Excel luotiin staattiseksi, työpöytäpohjaiseksi työkaluksi, kun taas Google Sheets suunniteltiin erityisesti pilvipohjaiseksi, käyttäjäystävälliseksi kokemukseksi.

Esitykset – Google Slides vs. PowerPoint

Google Slidesin avulla voit esittellä tietosi mielenkiintoisella ja visuaalisella tavalla. Tämä esitystyökalu on rakennettu ajansäästöä ajatellen, joten siinä on useita ominaisuuksia, joiden avulla voit luoda nopeasti visuaalisesti houkuttelevia esityksiä.

PowerPoint tarjoaa myös mahdollisuuden luoda ja jakaa tietoa visuaalisella tavalla. Sisäänrakennetut tekoälytyökalut auttavat sinua myös luomaan houkuttelevia malleja, joiden avulla voit järjestää esityksesi tavalla, joka kiehtoo yleisöäsi.

Muiden Google Workspace -työkalujen tavoin Google Slides suunniteltiin alun perin pilvipalveluja ja yhteistyötä silmällä pitäen. Powerpoint taas on alunperin luotu työpöytäpohjaiseksi, joten sen käyttö verkossa ei ehkä ole yhtä sulavaa.

Viestintätyökalut – Google Meet vs. Microsoft Teams

Google Meet ja Microsoft Teams tarjoavat molemmat videoneuvotteluja tiimityöskentelyyn. Tärkeimmät erot näiden sovellusten välillä ovat niiden käyttöliittymät ja helppokäyttöisyys.

Nykypäivän monipuolisessa työyhteisössä intuitiiviset työkalut mahdollistavat sen, että eritasoiset ihmiset voivat työskennellä yhdessä tehokkaammin. Luonnollisesti helppokäyttöisyys on tällöin avainasemassa.

Muiden Google-työkalujen tavoin Google Meet on sisäänrakennettu Google Workspaceen, eli se on täysin pilvipohjainen. Tämä voi auttaa tiimiäsi automatisoimaan käynnissä olevia kokouksia ja pitämään tiimin jäsenten välisen viestinnän turvallisena.

Microsoftin Teamsia on myös mahdollista käyttää selaimessa, mutta alunperin se luotiin työpöytäsovellukseksi. Tästä syystä osalla laitteista Teams saattaa toimia huonommin verkkoselaimella. Teamsissa on kuitenkin hyödyllisiä keskustelutiloja, joista ei löydy suoraa vastinetta Meet:issä.

Pähkinänkuoressa

Vaikka Google Workspace ja Microsoft ovat molemmat huippukilpailijoita yritystiimeille, Google Workspacen pilvinatiivius, helppokäyttöisyys, turvallisuus ja hinta tekevät Google Workspacesta yleensä organisaatioille kannattavimman vaihtoehdon. Google Workspace voi tarjota tiimillesi loputtomasti etuja, kuten parempaa yhteistyötä ja lisääntynyttä tuottavuutta.

Suosittelemme Google Workspacen kokeilua kaikille, olit sitten Googlen tai Microsoftin vannoutunut käyttäjä tai aivan uusi kumpaankaan. Googlen palvelut on intuitiivisia ja helposti uuden käyttäjän opittavissa.

Mikäli päädyt valitsemaan Google Workspacen, tapahtuu lähes kaikki toiminta verkossa. Tähän suosittelemme yhteistyöhön Googlen omia tietokoneita Chromebookeja, jotka ovat pilvinatiiveja ja toimivat yhdessä Google Workspacen kanssa, sekä ovat ennen kaikkea kustannustehokkaita.

Voimme kartoittaa tarvitsemasi Google Workspace -paketin, vuokrata Chromebookit ja tarjota teknistä tukea, mikäli käytössä ilmenee ongelmia. Suosittelemme myös Startti organisaatiolle ja muita Google Workspace koulutuksia, sillä niillä maksimoit palvelusta saatavan hyödyn ja laitat esim. yrityksenne Driven kuntoon. Olethan meihin yhteydessä!