Kustannusnäkökulma – kannattaako valita Google vai Microsoft?
Hinnat ovat nousseet, ja esimerkiksi sähköstä sekä polttoaineista aiheutuu todella kalliita kustannuksia. Näistä syistä johtuen, monet yritykset pyrkivät tällä hetkellä säästämään sieltä, mistä on mahdollista. Myös IT-puolella on mahdollista saada laadukkaat työkalut ja laitteet kustannustehokkaasti.
Oletko pohtinut valintaa IT-vaihtoehtojen Googlen ja Microsoftin välillä? Tai oletko ikinä miettinyt syitä, miksi työyhteisönne on päätynyt juuri Microsoftin käyttäjiksi? Ovatko Microsoftin ominaisuuden oikeasti tarpeen vai onko siihen vain ajauduttu?
Kaikissa yrityksissä tarvitaan arjen pyörittämiseen perusohjelmistot sekä tietysti tietokoneet.
Kun ennen puhuttiin toimistosovelluksista, on taas pilvipalveluiden myötä usein käytetty termi tuottavuusratkaisut. Googlen tuottavuusratkaisut kantavat nimeä Google Workspace ja Microsoftin vastaava on nyt nimeltään Microsoft 365. Molemmista löytyy useampia versiota. Kehitystä on tapahtunut myös rautapuolella. Kun ennen valittavana oli vain Windows käyttöjärjestelmällä varustettuja koneita, niin nyt voit hankkia myös Macin ja uusimpanan haaastajana markkinoille tulleen Googlen Chromebookin.
Google Workspace eroaa kahdella tapaa edukseen Microsoft 365:sta
- Se on aluperinkin suunniteltu pilvipalveita silmälläpitäen, mikä tekee sen käytöstä joustavaa.
- Se on alusta asti suunniteltu käyttäjien välistä yhteistyötä varten.
Tämän takia Googlen palveluiden käyttö onnistuu kaikilla laitteilla ajasta ja paikasta riippumatta eikä tiedostojen kopioita tarvitse enää lähettää, vaan niitä voidaan jakaa ja työstää aidosti yhdessä.
Koska Google Workspace on aidosti pilvipohjaiseksi tehty ratkaisu, sen käyttö onnistuu kevyemmilläkin laitteilla.
Google haastaakin Microsoftin ekosysteemin tosissaan myös yrityspuolella. Google Workspacen ja Chromebookit valitsemalla, saat selvää säästöä ja voit tehdä parempaa yhteistyötä!
Tässä postauksessa avaamme yrittäjän kustannusnäkökulmaa liittyen IT:n kokonaiskuluihin Googlen ja Microsoftin osalta.
Miksi Microsoft on ollut ensimmäinen vaihtoehto yrityksille?
Windows on aiemmin ollut ainoa todellinen vaihtoehto yritysten IT-palveluihin. Kukaan ei tuolloin kyseenalaistanut, kannattaako Microsoftiin oikeasti siirtyä. Yrityskäyttöön Microsoftissa on keskeisenä komponenttina ollut Active Directory (AD), jolla käytännössä hallitaan yrityksen käyttäjiä, laitteita ja verkkoon kirjautumista. Active Directorysta aiheutuu piilokuluja, joita ei ehkä Microsoftiin sitoutuessa ymmärrä edes ottaa huomioon. Esimerkiksi tietokoneessa tulee olla arvokas Windows Pro, jotta sen voi liittää AD:hen. Se lisää kustannuksia ja rajaa laitteiden vaihtoehtoja. Esimerkiksi matkustamiseen hyviä, kevyitä läppäreitä ei ole edullisesti saatavilla.
Active Directoryn lisäksi Microsoft-sidonnaisuus on voinut syntyä, jos yrityksessä käytetään vielä perinteisempiä client-server -sovelluksia tai muita Windows-pohjaisia ratkaisuja.
Jos yritys on siirtynyt pilvipohjaiseen tallennustilaan, ja ohjelmia käytetään selainpohjaisesti (esim. SaaS-ohjelmistoihin), ei välttämättä enää tarvita Microsoftin ohjelmistoa. Lisäksi ohjelmistojen toimiminen pilviympäristössä tai SaaS-ohjelmien käyttö ovat hyviä syitä miettiä muita vaihtoehtoja. SaaS (Software as a Service) tarkoittaa pilvessä sijaitsevaa ohjelmistoa, jota palveluntarjoaja ylläpitää. Muuhun vaihtoehtoon kuin Microsoftiin päädyttäessä, on mahdollista säästää jopa puolet kuluissa!
Yhden yrityksen ratkaisuvaihtoehdot – esimerkki oikeasta elämästä
Avataan asiaa “oikean elämän” esimerkin avulla. Kyseessä on 50 työntekijän yritys, jossa on 45 “peruskäyttäjää” ja 5 käyttäjää, jotka tarvitsevat tehokkaamman tietokoneen. Peruskäyttäjät ovat esimerkiksi myyntihenkilöitä. Tehokkaamman tietokoneen tarvitsevat käyttävät konetta markkinointimateriaaleihin tulevien kuvien ja videoiden editoimiseen sekä Microsoft Exceliä pivot-taulukkoihin ja data-analyyseihin. Jos käsiteltävät datamassat ovat suuria, Excelin käyttö voi vielä olla hyvinkin perusteltua. Tätäkin voi toki haastaa ja itse pärjään hyvin yli 20 000 asiakkaan analyyseissä Google Sheetsiä käyttäen.
Laskelma on tehty neljästä eri perustyökalujen (ohjelmistot + koneet) vaihtoehdosta:
- Valitaan Windows ekosysteemi eli M365 ja Windows Pro -koneet, koska käytetään Active Directoryä käyttäjien hallitsemiseen
- Valitaan Google ekosysteemi eli Google Workspace ja Chromebook -koneet. Käyttäjät hallitaan osana Google Workspacea
- Valitaan Google Workspace tuottavuusratkaisuksi, mutta halutaan käyttää Windows koneita. Ei tarvita kuitenkaan Windows Pro koneita, koska ei tarvita Active Directorya. Käyttäjät hallitaan Google Workspacessa.
- Valitaan Google Workspace tuottavuusratkaisuksi ja Macit koneiksi. Käyttäjät hallitaan Google Workspacessa.
Ohessa on konkreettinen laskelma, joka osoittaa, että Google Workspace on potentiaalinen vaihtoehto, kun tavoitellaan kustannustehokkuutta.
Jos haluat tarkistaa laskelman taustalle olevat muuttujat ja oletukset tai muuttaa niitä omiin tarkoituksiisi sopiviksi klikkaa tästä ja kopioi itsellesi laskelmassa käytetty Google Sheet tai Excel. Voit tehdä sitten ihan oman laskelman.
Muita näkökohtia
Microsoftista Google Workspaceen siirryttäessä voi herätä joitain kysymyksiä. Alla vastauksia muutamiin yleisiin kysymyksiin.
Kuinka vaikeaa on oppia Google-ympäristön käyttö Microsoftin jälkeen?
Monilla käyttäjillä on yksityinen Gmail-sähköposti, mikä helpottaa Googlen omaksumista. Uuden ohjelmistoympäristön opettelu voi toki viedä vähän aikaa ja vaatia oppimista, mutta Google on tehnyt kaikesta mahdollisimman yksinkertaista.
Onko turvallisuus vaarassa, kun ratkaisut vaihdetaan?
Ei ole. Google Workspacen kautta laitteita ja käyttäjiä voi hallita jopa Android-puhelimella. Hallinto on myös helpompi hoitaa Google Workspacessa.
Häviääkö Office-ohjelmien toiminnallisuus?
Ei, sillä suurin osa ominaisuuksista jää suurimmalle osalle käyttäjistä muutenkin käyttämättä. Google Workspacessa on laadukkaita ja jopa parempia, yhteistyöominaisuuksia ja lisätyökaluja. Jos joku tarvitsee Powerpointia, niin sellaisen voi hankkia vain niille, jotka sitä oikeasti tarvitsevat.
Voiko Google Workspacea käytettäessä työskennellä offline-tilassa?
Kyllä, myös se on tarvittaessa mahdollista. Yleensä käyttäjä on kuitenkin koko ajan online-tilassa.
Onko vaikeaa siirtyä Windows-kannettavista Chromebookeihin?
Kannettavat ovat erilaisia, joten opettelua vaihtoon sisältyy. Chromebookeissa on kuitenkin vähemmän päivitysongelmia, ja ne ovat käyttövalmiita vain kirjautumalla sisään tilille. Siksi esim. laitteen antaminen toiselle työntekijälle kestää vain noin 5 min.
Miten toimia, jos yrityksen asiakkaat käyttävät Microsoft Officea?
Vaikka asiakkaat käyttäisivät Microsoft Officea, se ei ole ongelma. Google Workspacella voi avata, muokata, tallentaa ja jakaa Office-formaatteja. Poikkeuksia toki on, mutta pääsääntöisesti tämä ei tuota ongelmia.
Voiko liiketoimintaa harjoittaa ilman Microsoft Exceliä?
Kyllä ja ei. Useimmat käyttäjät eivät tarvitse Exceliä, mutta jos Excelin päälle on rakennettu esim. talouden seurantaan ja analyyseihin massiiviset makrot ja pivotit, niin ei ole tarkoituksenmukaista tätä lähteä muuttamaan. Sen sijaan muut voivat käyttää muita ratkaisuja. Tätäkin voi toki haastaa ja itse pärjään hyvin yli 20 000 asiakkaan analyyseissä Google Sheetsiä käyttäen.
Tarvitsetko apua Google Workspacen hyödyntämisessä liiketoiminnassasi?
Google Workspace kehittyy kovaa vauhtia ja me seuraamme kehitystä päivittäin asiakkaidemme puolesta. Tavoitteenamme on, että asiakkaamme saavat Googlen ratkaisuista kaikki hyödyt irti heidän liiketoiminnassaan. Jos koet, että voisimme olla apuna kouluttamalla, konsultoimalla tai hallinnoimalla puolestasi tai tukenasi Google Workspacea, ota ihmeessä heti yhteyttä.
Teemme myös ohjelmallisia laajennuksia Google Workspaceen no-code ja low-code ratkaisulla ja ratkomme asiakkaidemme digitalisaation haasteita nopeilla sekä kustannustehokkailla täsmäratkaisuilla. Katso esimerkkejä tekemistämme toteutuksista täältä.