Vinkkasimme edellisessä blogipostauksessamme, että Google Workspace sähköpostiin on mallipohjien ohelle lisätty toinenkin uusi ominaisuus – monilähetystila. Tämän ominaisuuden sekä mallipohjien ansiosta, Gmaililla on nyt mahdollista luoda jopa uutiskirjeitä ja muita massasähköposteja. Ominaisuudet ovat käytössä Google Workspacen Business Standard- ja sitä ylemmissä versioissa.

Tässä postauksessa avaamme monilähetystilan ominaisuuksia ja kerromme muutamia tärkeitä huomioitavia asioita.


Mikä on monilähetystila?

Monilähetystila on ominaisuus, jonka avulla voit lähettää massasähköposteja, ilman, että kaikkia vastaanottajia tarvitsee piilottaa eli laittaa Piilokopio-kenttään (eng. BCC). Monilähetyksellä välitetyt sähköpostit sisältävät myös oletusarvoisesti kullekin vastaanottajalle yksilöllisen tilauksen peruutus- ja tilauslinkin. Kaikki, jotka peruuttavat tilauksen, suljetaan automaattisesti pois myöhemmin lähettämistäsi monilähetyssähköposteista. Vastaanottajat voivat samasta linkistä myös tilata uudelleen sähköpostisi, jos tulevat katumapäälle peruutuksen suhteen.


Vastaanottajien lisääminen ja hallinta

Voit lisätä vastaanottajien osoitteet “Vastaanottaja”-kenttään yksitellen, liittää ne kopioimastasi tekstistä tai voit käyttää Google-yhteystietoihin luomiasi kontaktilistoja. Google-yhteystiedoissa kontaktilistoja luodaan liittämällä yksittäisiin kontakteihin tunnisteita. Se toimii samaan tapaan kuin Gmailissa sähköpostien luokittelu itse luoduilla tunnisteilla. Alla olevassa esimerkissä on luotu tunniste, jonka nimi on “Kontaktilista | esimerkki | monilähetys” ja jolle on Google-yhteystiedoissa merkitty neljä kontaktia. Tämän jälkeen sitä voi käyttää vastaanottajien määrittelyyn helposti.

Vastaanottaja-kenttään voit lisätä jopa 1500 osoitetta, mikä on myös yhden päivän maksimi lähetysraja monilähetykselle. Kaiken kaikkiaan voit lähettää enintään 2 000 sähköpostia yhdeltä tililtä päivässä, joten 500 viestiä jää käytettäväksi muuhun päivittäiseen viestittelyyn.

Voit jakaa monilähetyksen yhden päivän aikana useaan erään ja eri lähetyksiin, kunhan kokonaismäärä on 1500 tai vähemmän: esim. 1000 uutiskirjettä, 300 webinaarikutsua ja 200 tiedotetta.

Vastaanottajien lisäksi voit lisätä vain yhden vastaanottajan “Kopio” TAI “Piilokopio”-kohtaan, joka liitetään kaikkiin näin lähetettyihin sähköposteihin. Nämäkin kuitenkin lasketaan tuohon 1500 lähetetyn viestin määrään mukaan.


Tärkeitä huomioitavia asioita monilähetyksessä

Ennen kuin laitat monilähetyksen vastaanottajille jakoon, voit lähettää itsellesi testiviestin kyseisestä sähköpostista ja varmistaa, että kaikki on kohdallaan. Saat myös ilmoituksen, mikäli olet poistanut “Peruuta tilaus” -linkin. Tämä on syytä tehdä joka kerta, jotta välttyy noloilta kömmähdyksiltä.

Kun laitat monilähetysviestin jakoon, jokaiselle vastaanottajalle lähetetään erillinen sähköposti. Tästä aiheutuvat seuraavat ilmiöt, jotka ovat hyvä ottaa huomioon:

  • Jos olet lisännyt vastaanottajan “Kopio” tai “Piilokopio” kenttään, kyseiselle vastaanottajalle lähetetään jokaisesta sähköpostista kopio. Jos esimerkiksi lisäät asiakaspalvelusi sähköpostin “Kopio”-kenttään vastaanottajaksi ja lähetät 750 viestiä monilähetyksenä, saapuu asiakaspalveluusi myös 750 kopiota ko. viestistä. Suosittelemme käyttämään ominaisuutta harkiten, jotta et turhaan lähetä ylimääräisiä kopioita.
  • Myös kopiot lasketaan lähetetyiksi erillisiksi viesteiksi, joten edellisessä esimerkissä oleva 750 vastaanottajaa on päivittäinen maksimi, jos sinulla on vastaanottaja myös “Kopio” tai “Piilokopio” kentässä (750 + 750 = 1500).
  • Viestin liitteiden viemä tallennustila kertaantuu myös vastaanottajien määrällä. Jos vaikkapa haluat lähettää webinaarisi videotallenteen 100 ilmoittautuneelle ja erehdyt laittamaan sen liitteenä, niin monilähetyksesi vie tallennustilaa 100 x videon koon verran. Esim. Meetillä nauhoitetusta tunnin webinaarista tulee noin 350 Mt tiedosto ja tämä kerrottuna 100 tarkoittaisi 35 Gt tallennustilaa, mikä ylittää jo yhden Google Workspace Starter-lisenssin koko 30 Gt tallennuskapasiteetin. Vältä siis liitteiden lähettämistä ja jaa sisällöt Driveltä, YouTubesta tai verkkosivultasi linkkien avulla.

Monilähetyksessä kunkin sähköpostin alareunaan lisätään automaattisesti yksilöllinen peruutus- ja tilauslinkki. Linkin kautta vastaanottajat voivat perua sähköpostiesi tilauksen tai tilata ne uudelleen. Saat itsellesi sähköpostiin ilmoituksen, kun joku vastaanottajista peruu sähköpostiesi tilauksen tai tilaa ne uudelleen. Et kuitenkaan saa luetteloa kaikista tilauksen peruneista vastaanottajista. Tarvittaessa voit koostaa listan saamistasi peruutusilmoituksista hyödyntämällä Gmailin suodattimia. Kun lähetät uuden monilähetyssähköpostin, näet vahvistusikkunasta niiden vastaanottajien kokonaismäärän, jotka ovat peruneet tilauksen ja jotka eivät siten saa ko. sähköpostia.

Monilähetystila, mallipohjat ja Google-yhteystiedot ovat käyttäjätilikohtaisia. Tästä taas aiheutuu seuraavaa:

  • vaikka yhden käyttäjän osalta rajoitus on 1500 monilähetysviestiä päivässä, voi toiselta tilitä lähettää toiset 1500 monilähetysviestiä jne.
  • peruutukset (unsubscribe) ovat tilikohtaisia. Jos joku toinen organisaatiostasi käyttää samaa vastaanottajaa monilähetyksessään omalta tililtään, niin vastaanottaja saa kyseisen postin vaikka hän olisi toisen käyttäjän lähettämästä viestistä peruuttanut tilauksen.
  • tilikohtaisuudesta seuraa myös, että asiakkaat eivät voi perua tietynlaisten viestien, kuten tilausvahvistusten tai tiedotteiden tilausta, jos niitä lähetetään samalta tililtä vaan peruutus koskee kaikkia kyseiseltä tililtä monilähetyksellä lähetettyjä viestejä.
    • peruutus koskee vain monilähetys-toiminnolla lähetettyjä viestejä. Tavanomaiseen tapaan suoraan vastaanottajalle lähetetyt viestit välitetään eteenpäin, aivan kuten ennenkin.
  • kontaktilistat pitää luoda käyttäjäkohtaisesti. Voit viedä ja tuoda Google-yhteystietoja tiedostosta ja esim. siten jakaa kontakteja useiden käyttäjien kesken, mutta tämä täytyy aina tehdä erikseen joka tilille.


    Miten monilähetystila on sinulle parhaiten hyödyksi sähköpostimarkkinoinnissa, uutiskirjeissä ja ilmoituksissa?

    Teknisesti monilähetys ja mallipohjat riittävät varsin kattavaan sähköpostimarkkinointiin ja muiden massapostitusten lähettämiseen.

    Kannattaa keskittää ominaisuuden käyttö yhdelle tai muutamalle erilliselle tilille, jotta sisällön laatu ja vastaanottajien viestien tilaukset pysyvät hallinnassa. Keskitä toiminta käyttäjille, joilla on riittävä ymmärrys ja osaaminen sähköpostimarkkinoinnista ja -viestinnästä.

    Myös kontaktien ja kontaktilistojen hallinta Google-yhteystiedoissa voi käydä työlääksi, mikäli organisaatiosta lähetetään useammilta tileiltä massapostituksia. Keskittämällä toiminta yhdelle tai vain muutamalle tilille – esim. markkinointi@yritys.fi ja tiedotteet@yritys.fi, voit kuitenkin hyödyntää tätä Google Workspaceen kuuluvaa ominaisuutta varsin monenlaisissa käyttötapauksissa.

    Lopuksi – sinulla tulee olla vastaanottajien lupa tai riittävä muu syy (esim. palveluusi liittyvä tiedotus) massalähetysten tekemiseen. Lähetä vain mielenkiintoista, relevanttia ja hyvin kohdennettua sisältöä. Älä missään tapauksessa spämmää vaan noudata hyvää makua, suomalaista lainsäädäntöä sekä Googlen joukkoviestien parhaita käytäntöjä ja politiikkoja. Et todennäköisesti halua, että Google sulkee tilisi.


    Haluaisitko monilähetyksestä lisää tietoa tai tarvitsetko muuta apua Google Workspacen hyödyntämisessä liiketoiminnassasi?

    Google Workspace kehittyy kovaa vauhtia ja me seuraamme kehitystä päivittäin asiakkaidemme puolesta. Tavoitteenamme on, että asiakkaamme saavat Googlen ratkaisuista kaikki hyödyt irti heidän liiketoiminnassaan. Jos koet, että voisimme olla apuna kouluttamalla, konsultoimalla tai hallinnoimalla puolestasi tai tukenasi Google Workspacea, ota ihmeessä heti yhteyttä.

    Teemme myös ohjelmallisia laajennuksia Google Workspaceen no-code ja low-code ratkaisulla ja ratkomme asiakkaidemme digitalisaation haasteita nopeilla sekä kustannustehokkailla täsmäratkaisuilla. Katso esimerkkejä tekemistämme toteutuksista täältä.