Aloitimme Goodin blogissa uuden postaussarjan, jossa kerromme, kuinka projektinhallinta voi onnistua myös Google Workspacen avulla. Tässä blogissa raapaisemme pintaa siitä, millä kaikilla eri tavoilla voit hyödyntää projektinhallinnassa Google Workspacen ominaisuuksia. Tulevissa muissa blogeissa menemme syvemmälle yksityiskohtiin eri osien kannalta (ks. listaus alta). Postaussarja tarjoaa läpileikkauksen oikeastaan kaikkeen Googlen toimintaan ja antaa Google Workspace vinkkejä myös niille, joille projektinhallinta ei ole ajankohtaista.

Lue täältä, kuinka Google Docs voi olla apunasi projektinhallinnassa!

Lue täältä, kuinka Google Sheets ja muut Workspacen ominaisuudet voivat olla apunasi projektinhallinnassa!

Google Workspace on pilvipohjaisten yhteiskäyttöä tukevien työkalujen kokoelma, josta löytyy monenlaisia apuja projektinhallintaan. Näitä työkaluja voidaan käyttää projektin eri vaiheiden hallintaan, kuten suunnitteluun, aikataulutukseen, viestintään ja yhteistyöhön.

Yksi Google Workspacen suurimmista eduista on sen joustavuus, sillä se on muokattavissa juuri sinun toimintasi tarpeisiin. Projektinhallinnassa se näkyy siten, että voit mm. luoda erilaisia valmiita projekteissasi toistuvia rakenteita.

Seuraavassa listauksessa on muutamia tapoja, joilla projektinhallinta helpottuu Google Workspacen avulla:

  • Suunnittelu: Google Docs, Sheets ja Slides voidaan käyttää projektisuunnitelman luomiseen ja jakamiseen. Nämä työkalut mahdollistavat erilaisten tietojen, kuten tavoitteiden, aikataulujen ja resurssien, tallentamisen ja muokkaamisen helposti jaettuun muotoon.
  • Aikataulutus: Google Kalenteria ja Taskeja voidaan käyttää tehtävien ja tapaamisten ajoittamiseen. Tämä voi auttaa varmistamaan, että kaikki tietävät, mitä tehdään ja milloin.
  • Viestintä: Google Workspacen viestintävälineet, kuten Gmail, Chat ja Meet, voivat auttaa projektitiimin jäsenten pysymistä yhteydessä ja viestinnässä keskenään.
  • Dokumenttien hallinta: Google Drivella on useimmissa Google Workspace versioissa mahdollista liittää dokumentteihin tunnisteita. Tunnisteiden avulla voit hallita dokumentteja helpommin. Docsissa, Sheetsissä ja Slidesissa on mahdollista myös erikseen hyväksyä dokumentteja.
  • Yhteistyö: Google Docsia, Sheetsia ja Slidesia voidaan käyttää dokumenttien, taulukoiden ja esitysten yhteiseen luomiseen ja muokkaamiseen. Tämä voi auttaa parantamaan tehokkuutta ja vähentämään virheiden määrää. Voit hyödyntää Google Workspace Groups for Business -ominaisuutta ja määrittää ryhmiä tarpeen mukaan. Ryhmät helpottavat merkittävästi esim. dokumenttien jakamista ja viestintää: sähköpostijakelun lisäksi voit käyttää niitä myös Chat Tilojen perustamiseen. Ryhmiin voi kuulua organisaation ulkopuolisia jäseniä ja niiden avulla projektiin kuuluvien henkilöiden lisääminen ja poistaminen hoituu helposti ja tietoturva pysyy paremmin hyppysissä.
  • Seuranta: Google Formsilla voit kerätä yksinkertaisesti esimerkiksi tuntikirjauksia, sekä raportoida ne esim. Google Sheetsissä ja liittää kuvaajat osaksi projektin seurantaraporttia, jossa ne päivittyvät automaattisesti projektin edetessä. LookerStudion avulla voit laatia projektiraportteja ja vaikka automatisoida niiden lähettämisen säännöllisesti projektin sidosryhmille, kuten esimerkiksi ohjausryhmälle.

Kaikki edellä mainittu onnistuu Google Workspacen olemassa olevilla perusominaisuuksilla.

Näiden lisäksi voit virittäää projektinhallintaa pidemmällekin laajentamalla toiminnallisuutta AppsScriptin tai AppSheetin low-code ja no-code ratkaisujen avulla. AppSheet-työkalulla voit mm. luoda oman mobiiilisovelluksen ilman koodausta ja projektiin liittyviä tietoja voi päivittää tietojen tallentuessa Google Sheetsiin.

Voit esimerkiksi automatisoida uuden projektin kansiorakenteen luomisen Drivelle, jolloin kansiorakenteet eivät lähde rönsyilemään tai voit lukea projektin tehtävät Sheetsistä Formsille tai AppSheetsiin vaihtoehdoiksi, jolloin voit kohdistaa tuntikirjaukset suoraan tietylle tehtävälle.

Goodi apunasi projektinhallinnassa

Jos tämä kiinnostaa, mutta oma aika tai osaaminen ei riitä, se ei haittaa – me Goodilla voimme auttaa sinut alkuun.

Lähitulevaisuudessa on luvassa syväsukelluksia projektinhallinnan eri osa-alueisiin Google Workspacen avulla, joten pysythän linjoilla!

Seuraa myös Youtube -kanavaamme, jossa jaamme myös näihin aiheesiin liittyviä vinkkejä ja videoita.