Goodin blogissa alkoi lokakuussa postaussarja, jossa opastamme, kuinka projektinhallinta onnistuu myös Google Workspacen avulla. Ensimmäisessä osassa kerroimme pintaraapaisun kaikesta siitä, miten voit hyödyntää projektinhallinnassa Google Workspacen ominaisuuksia. Toisessa osassa paneuduttiin Google Docsiin ja nyt on aika selvittää, miten Google Sheets taipuu projektinhallintaan. Lisäksi käsittelemme muun muassa Google Drivea, joka on varmasti monella käytössä.
Luo projektin aikajana Google Sheetsissä
Google Sheetsissä on jo jonkin aikaa ollut oma kuvaaja-tyyppinsä Aikajana (eng. Timeline), joka on tehty juuri projektitoiminnan tukemiseksi.
Sen piirtäminen onnistuu, kun sinulla on tiedossa vähintään kolme tieto-kenttää taulukossa:
- tehtävä
- tehtävän alkupäivämäärä
- tehtävän loppupäivämäärä tai kesto (päivinä)
Projektin aikajanan piirtämistä varten tarvittavat vähimmäistiedot. Lopetuspäivän sijaan voit käyttää kestoa, jos yksikkö on päivä.
Projektin Aikajana-näkymä – vähimmäistiedoilla
Aikajanan avulla voit paitsi visualisoida projektin aikataulun, myös seurata ja analysoida eri tavoin. Kolmen pakollisen kentän lisäksi voit lisätä vapaasti muitakin tietoja, joita voit hyödyntää projektin seurannassa eri tavoin Aikajana-näkymässä. Tällä tavalla voit tehdä projektin seurannasta juuri omiin tarpeisiisi sopivaa.
Tyypillisiä tehtävälle lisättäviä tietoja ovat muun muassa sen tila (aloittamatta, kesken, myöhässä ja valmis tms.), prioriteetti ja tehtävälle arvioitu työmäärä tunteina. Käyttämällä Sheetsin Tietojen vahvistus (eng. Data validation) -toimintoa voit helposti luoda kentistä alasvetovalikoita ja antaa eri arvoille erilaisia värejä. Voit myös hyödyntää Ehdollinen muotoilu -toimintoa ja värittää arvon perusteella solut.
Jalostetumpi esimerkki projektin Tehtävä-taulukosta. Värejä hyödyntämällä voi elävöittää myös projektin Aikajana-näkymää
Värejä voit edelleen hyödyntää Aikajana-näkymän visualisoinnissa – vaikkapa korostaa punaisella myöhässä olevat tehtävät. Aikajana-näkymässä voit ryhmitellä tehtäviä luomiesi kenttien avulla avulla esimerkiksi tekijän, prioriteetin tai tilan mukaan. Kenttien värejä voi hyödyntää asioiden korostamiseen. Aikajana-näkymässä voit valita myös erilaisia aikaskaaloja (päivä, viikko, kuukausi, kvartaali, vuosi tai monivuotinen).
Aikajana-näkymässä käytettävissäsi olevat valinnat – voit valita taulukkosi tietojen perusteella sen värin, kortilla näkyvän tiedon ja ryhmittelyperusteen. Näin voit tarkastella projektin tilaa eri näkökulmista.
Esimerkkitaulukosta luotu aikajana-näkymä, jossa tehtävien (aka “kortti”) värit tulevat “Tila”-sarakkeen väreistä ja ryhmittely on tehty tekijän mukaan. Aikaskaala kuvassa on “kuukausi”.
Poiketen muista kuvaaja-tyypeistä Aikajana-kuvaajaa ei ainakaan toistaiseksi voi upottaa muihin dokumentteihin, kuten Google Slidesiin sen interaktiivisen luonteen vuoksi.
Google Sheetsillä voi kuitenkin tehdä samasta taulukosta toisen tyyppisen kuvaajan tätä tarkoitusta varten vaakasuuntaisella pinotulla pylväsdiagrammilla. Se vaatii jonkin verran enemmän tekemistä, mutta kerran luotuna sitä on helppo päivittää.
Projektin kuvaaja, jonka voi upottaa esimerkiksi Google Slidesiin.
Kuinka hyödyntää Google Drivea projektinhallinnassa?
Paitsi dokumenttien tallennukseen ja jakamiseen Google Drivelta löytyy lisäominaisuutena Business Standard -versiosta ylöspäin myös Tunnisteiden hallinta. Voit luoda projektinhallinnalle omat tunnisteet, jotka helpottavat esimerkiksi projektidokumenttien löytämistä.
Sinulla voi olla esimerkiksi “Projekti”-nimininen tunniste, jonka arvoina ovat projektin nimet. Voit myös esimerkiksi tunnisteita, jotka sisältävät päivämääriä – esimerkiksi seuraavan katselmoinnin päivämäärä. Tunnisteet lisäävät dokumenteille niin sanottua meta-dataa, jota voit hyödyntää Drive-hakujen tekemiseen.
Haku voisi olla esimerkiksi Projekti X ensi kuussa katselmukseen tulevat dokumentit tms. Tunnisteilla on monenlaista muutakin käyttöä, kuten dokumentin luottamuksellisuuden määrittäminen. Drive-tunnisteisiin pääset käsiksi, jos ylläpitäjä on asettanut ne päälle ja sinulla on riittävät oikeudet, osoitteessa https://drive.google.com/labels/
Uuden vaihtoehtoja sisältävän tunnisteen luonti.
Yhteiskäyttö ja jakaminen ovat Google Workspacen ylivertaisia ominaisuuksia. Niin projektinhallinnassa kuin kaikessa muussakin eri dokumenttien kommentit, jotka ovat osoitettu @etunimi.sukunimi@yritys.fi maininnalla juuri sinulle ja jotka ovat vielä avoimina, pystyt hakemaan myös Drivelta.
Hae Drivelta “Seurannat”-kohdasta vain sinulle osoitetut kommentit tai kirjoita hakukenttää hakukomento “followup:assignedcomments”.
Projektin viestintä Google Chat -työtilojen avulla
Voit luoda Google Chattiin projektiryhmälle oman työtilan. Tilaan voi kutsua organisaation ulkopuolisia jäseniä, joilla on Google tili – joko Gmail tai Google Workspace. Tämä pitää olla olla sallittu ylläpitäjän toimesta organisaation Google-tilin asetuksissa.
Työtilaa luodessa sinun pitää päättää, sallitaanko ulkopuolisia jäseniä – nyt tai tulevaisuudessa. On hyvä huomata, ettei valintaa voi muuttaa jälkikäteen.
Hyvä tapa myös on luoda oma projektin jäsenistä Google-ryhmä, jolloin jäsenten hallinta onnistuu helposti. Google-ryhmä helpottaa myös dokumenttien jakamista ja sähköpostien lähettämistä projektin aikana.
Chat-työtiloissa voit paitsi viestiä, myös jakaa dokumentteja ja luoda Google Taskeja, jotka näkyvät tehtävän omistajan Google Taskeissa ja myös Kalenterissa, jos tehtävälle on annettu määräaika.
Chatin työtilassa näkyy sinne jaetut dokumentit ja Tehtävät-välilehdellä voit seurata projektin Taskien (tehtävien) etenemistä.
Tarvitsetko projektille oman kalenterin?
Google-kalenteriin voi luoda monta erilaista kalenteria, joita voi jakaa eri käyttäjien kesken. Kalenterilla voi olla useampi ylläpitäjä, mikä on aina suositeltavaa, kun kyseessä on kalenteri, joka ei ole kenenkään henkilökohtainen kalenteri.
Kalenterienkin jakamisessa kannattaa käyttää Googlen ryhmä-toimintoa, jolloin projektiin myöhemmin liittyvä jäsen saa ryhmän kalenterin näkyviin automaattisesti. Samoin uusi jäsen saa pääsyn Chat-työtilaan ja projektiryhmälle jaettuihin dokumentteihin.
Vinkki:
LookerStudio ei kuulu Google Workspacen niin sanottuihin ydinpalveluihin, eikä sen käyttö edes vaadi Google Workspace-tiliä, mutta se on oiva lisä täydentämään Google Workspace -palveluita.
Tuntuuko projektinhallinta haastavalta – Goodi on apunasi
Jos kiinnostuit projektinhallinnasta ja haluaisit päästä siinä alkuun, me Goodilla voimme auttaa sinut alkuun.
Seuraa myös Youtube -kanavaamme, jossa jaamme myös näihin aiheisiin liittyviä vinkkejä ja videoita.