Sähköposti on nykyään lähes välttämätön työkalu niin työssä kuin vapaa-ajallakin. Parasta sähköpostisovellusta ei kuitenkaan ole olemassa, vaan sen sopivuus määräytyy omien tarpeidesi perusteella. Oikean sähköpostipalvelun valinta voi parantaa tuottavuutta ja näin myös helpottaa arkea. Tässä artikkelissa vertaamme Googlen Gmailia Microsoft Outlookiin. Ota selvää, kumpi palveluista sopisi juuri sinulle!
Mikä sähköpostipalveluista sopii juuri sinulle?
Määriteltäessä itselle sopivinta sähköpostipalvelua on tärkeää listata omat kriteerit ylös. Jos etsit helppokäyttöistä ja turvallista palvelua, jossa on runsaasti tallennustilaa, Gmail on varmasti hyvä vaihtoehto. Jos kuitenkin haluat integroida sähköpostisi muihin Microsoft Officen sovelluksiin, Outlook on puolestaan oikea valinta.
Yrityksen on hyvä alusta alkaen ottaa käyttöönsä Googlen tai Microsoftin yrityssähköpostipalvelut, sillä palvelupaketit sisältävät muutakin yrityskäyttöön tarpeellista (mm. mahdollisuus sähköpostiin omalla verkkotunnuksella (nimi@yritys.fi), yrityksen käyttäjämäärään sovitetut lisenssimäärät ja tallennustilat, jaetut kalenterit & muiden toimistosovellusten integrointi).
Kurkataan seuraavaksi muutamia tärkeitä kriteereitä, joihin valinnassa kannattaa kiinnittää huomiota.
Millaisia ominaisuuksia tarvitset? Gmailissa on monia hyödyllisiä ominaisuuksia, kuten tehokas roskapostin suodatus, yhteystietojen hallinta, offline-käyttö ja mobiilisovellus. Outlookissa on myös monia ominaisuuksia, kuten kalenteri, tehtävälista ja yhteystietojen hallinta. Outlookista löytyy myös mobiilisovellus, mutta koska se on alunperin kehitetty Androidille, saattaa se toimia huonommin Applen laitteiden kanssa.
Haluatko integroida sähköpostisi muihin sovelluksiin? Gmail integroituu saumattomasti muihin Google-palveluihin, joten Google Workspace -käyttäjänä se on ihanteellisin. Outlook taas integroituu muihin Microsoft Officen sovelluksiin.
Kuinka tärkeä on käyttöliittymän helppokäyttöisyys? Usein todetaan, että Gmailin käyttöliittymä on selkeä ja helppokäyttöinen, kun taas Outlookin käyttöliittymä voi olla hieman monimutkaisempi.
Mitä ovat Gmailin edut?
Kuten yllä mainitsimme, Gmailin käyttöliittymä on hyvin yksinkertainen ja helppokäyttöinen. Saapuneet viestit on organisoitu selkeästi ja etsintätoiminto on tehokas.
Gmailin avulla voit helposti myös suodattaa ja organisoida sähköposteja. Voit luoda kansioita, “tarroja” ja suodattimia, joiden avulla löydät etsimäsi viestit nopeasti ja helposti. Lisäksi Gmailin roskapostin suodatus käyttää tekoälyä roskapostin ja huijausviestien tunnistamiseen ja estämiseen. Tämä auttaa sinua pitämään postilaatikot puhtaana.
Viimeisen vuoden aikana Gmailiin on saapunut myös paljon tekoälyllä toimivia ominaisuuksia, kuten sähköpostien automaattinen luonnostelu ja älykkäät toiminnot. Älykkäiden toimintojen avulla Gmail ehdottaa automaattisesti toimintoja sähköpostien perusteella, esimerkiksi ehdottaa tapaamista, puhelun soittamista tai tiedoston lähettämistä. Gmail taipuu myös mallipohjien luomiseen ja monilähetystilan käyttöön.
Gmail integroituu saumattomasti muihin Google-palveluihin, kuten Kalenteriin, Driveen ja Docsiin. Tämä tekee yhteistyöstä ja tiedostojen jakamisesta helppoa. Voit käyttää Gmailia helposti myös sovelluksen kautta puhelimella tai tabletilla.
Kaiken muun lisäksi, Gmail on erittäin turvallinen sähköpostipalvelu. Google käyttää edistyneitä tietoturvatekniikoita suojatakseen sähköpostejasi roskapostilta, tietojenkalastelulta ja muilta uhilta. Voit myös ottaa käyttöön kaksivaiheisen tunnistautumisen Google Authenticatorin avulla. Voit käyttää Gmailia helposti myös sovelluksen kautta puhelimella tai tabletilla.
Mitä ovat Outlookin edut?
Outlook on hieman Gmailia monimutkaisempi käyttää, mutta ei laisinkaan mahdoton. Myös Outlookista löytyy monia tapoja sähköpostien organisointiin, kuten kansiot, kategoriat ja suodattimet – esimerkiksi viestin aiheen mukaan.
Koska Outlook on Microsoft Officen sähköposti, integroituu se saumattomasti Microsoft Officen ohjelmien kanssa, kuten Wordin, Excelin ja PowerPointin. Outlookissa on monia hyödyllisiä lisäominaisuuksia, kuten kalenteri, tehtävälista ja yhteystietojen hallinta.
Outlook käyttää myös tekoälyä, mutta ei läheskään yhtä laajasti kuin Gmail. Outlookissa tekoäly lähinnä suodattaa roskaposteja, lajittelee älykkäästi postit kansioihin ja tarjoaa mm. yhteenvetoja sähköposteista, jotka sisältävät tärkeitä tietoja, kuten lentoja ja hotelleja. Tämä auttaa käyttäjiä pysymään ajan tasalla tärkeistä matkoista ja toimituksista.
Outlook on niin ikään turvallinen sähköpostipalvelu. Se suodattaa automaattisesti spämmiä ja tietojenkalasteluviestejä roskiin ja lisäksi Microsoft tarjoaa monivaiheisen todennuksen (MFA). Vaikka salasanasi vuodettaisiin, vaaditaan sisäänkirjautumiseen toinen koodi, joka lähetetään omaan puhelimeesi.
Gmail vai Outlook?
Vertailun jälkeen pääset vaikeimpaan osuuteen, eli valintaan. Me Goodilla kannatamme tietenkin Gmailia, sillä se toimii saumattomasti yhteen Google Workspacen kanssa. Google Workspace taipuu nykyään moneen ja olemme vertailleet sitäkin Microsoft Officeen.
Käyhän tutustumassa Google Workspace -paketteihimme!
Pidämme myös tarpeidenne mukaan suunniteltavia Google Workspace -koulutuksia.