Yrityksissä käsitellään päivittäin valtavia määriä dokumentteja. Kun tietoa kertyy Google Driveen tuhansittain, tiedon luokittelu manuaalisesti on hidasta ja työlästä. Tietoturvan kannalta on myös tärkeää, että arkaluonteiset tiedot suojataan oikein ja että vain oikeilla henkilöillä on pääsy niihin.

Louhessa haluttiin ratkaista nämä haasteet tekoälyllä. Gemini AI Security -työkalu mahdollistaa dokumenttien automaattisen luokittelun, mikä vähentää manuaalista työtä ja parantaa tietoturvaa. Tässä blogissa kerromme, miten Louhi toteutti tiedon luokittelun automatisoinnin ja mitä hyötyjä se toi.

Tarve tehokkaammalle tiedon luokittelulle

Ennen Gemini AI Securityn käyttöönottoa Louhella tiedon luokittelu tehtiin käsin hyödyntäen Google Driven tunnisteita. Dokumentit oli jaettu Google Drivessä roolipohjaisesti, mutta tätä ei pidetty riittävänä ratkaisuna.

Tavoitteena oli:

  • Luokitella kaikki Google Drivellä olevat dokumentit automaattisesti.
  • Vähentää manuaalista työtä ja säästää aikaa dokumenttien järjestelyssä.

Miten AI Security otettiin käyttöön?

Louhi otti käyttöön AI Securityn, joka hyödyntää tekoälyä tiedostojen sisällön analysointiin ja oikean luokituksen määrittämiseen.

Näin prosessi eteni:

  1. Tunnisteiden luonti – Määriteltiin tarpeiden mukaan kolme tietoluokkaa.
  2. Tekoälyn opetus – Jokaiseen luokkaan merkittiin käsin vähintään 100 dokumenttia, jotta AI Security oppisi tunnistamaan tietoluokat.
  3. Oppimisvaihe – AI Security analysoi aineistoa 1–2 viikon ajan ja kehitti mallin automaattista luokittelua varten.
  4. Automaattinen luokittelu – Opetusvaiheen jälkeen tekoäly alkoi luokitella dokumentteja itsenäisesti. Jos dokumentilla oli jo manuaalisesti lisätty tunniste, AI Security ei tehnyt siihen muutoksia.
  5. Jatkuva oppiminen – Käyttäjät voivat tarkistaa ja hyväksyä tekoälyn tekemät luokitukset, mikä parantaa järjestelmän tarkkuutta ajan myötä.

Mitä hyötyä Louhi sai?

Louhen käyttöönoton myötä saavutettiin merkittäviä hyötyjä:

  • Yli 30 000 dokumenttia luokiteltiin automaattisesti, mikä vähensi manuaalista työtä huomattavasti.
  • Käyttäjäkokemus parani, sillä dokumentit löytyvät nyt helpommin ja ne on luokiteltu järjestelmällisesti.

Käytännön vinkit yrityksille, jotka harkitsevat tiedon luokittelun automatisointia

Louhen kokemuksen perusteella tiedon luokittelun automatisointia suunnittelevien yritysten kannattaa huomioida nämä asiat:

  • Määrittele tietoluokat tarkasti etukäteen. Yrityksen tarpeisiin sopiva luokittelumalli helpottaa käyttöönottovaihetta.
  • Varmista riittävä harjoitusaineisto. AI Security tarvitsee vähintään 100 dokumenttia per tietoluokka oppiakseen toimimaan tarkasti.
  • Huomioi lisenssivaatimukset. AI Security vaatii Google Workspace Enterprise Plus -lisenssin.
  • Seuraa ja kehitä jatkuvasti. Käyttäjäpalaute auttaa varmistamaan, että tekoäly toimii oikein ja tuottaa lisäarvoa.

Tekoäly tekee tiedon luokittelusta sujuvampaa

Tiedon luokittelun automatisointi on merkittävä askel kohti tehokkaampaa tiedonhallintaa. Louhen esimerkki osoittaa, kuinka tekoäly voi auttaa säästämään aikaa, parantamaan tietoturvaa ja vähentämään manuaalista työtä.

Jos yrityksesi käsittelee suuria määriä dokumentteja Google Workspacessa, AI Security voi olla erinomainen ratkaisu tiedonhallinnan tehostamiseen.

Haluatko tehostaa yrityksesi tiedonhallintaa Google Workspacessa? Ota yhteyttä asiantuntijoihimme ja löydetään yhdessä paras ratkaisu.

Tutustu lisää Google Workspace -ratkaisuihin Goodin avulla.