Hyvin toimiva tiimi on kasvavan yrityksen perusta. Kun arjen työkalut hidastavat, työ alkaa takkuilla: tiedostot katoavat, sähköpostiketjut venyvät ja palaverit unohtuvat ilman muistiinpanoja. Ratkaisu? Google Workspace – tietenkin!
Tästä blogitekstistä löydät vinkkejä ja konkreettisia ohjeita, kuinka voit nostaa organisaation tehokkuutta Google Workspacen avulla.
Sähköpostit ja kalenterointi
Gmail ja Google -kalenteri ovat paljon enemmän kuin pelkkä sähköposti, tai tapa varata palaveri kalenterista.
Gmail
Gmailia on mahdollista automatisoida. Se voi auttaa sinua priorisoimaan tärkeät asiakaskyselyt ja siirtämään vähemmän kriittiset viestit sivuun. Viestejä on siis mahdollista suodattaa ja lajitella, niin automaattisesti kuin manuaalisestikin.
Gmailin avulla on myös mahdollista tehdä uutiskirjeitä valmiiden mallipohjien avulla, joka säästää aikaa sovellusten välillä hyppimisestä. Loistava tapa tehdä vaikkapa organisaation sisäisiä kuukausikirjeitä.
Google kalenteri
Google Kalenteri on älykäs kalenteri. Sen sijaan, että vaihtelisit kymmeniä sähköposteja palaveriajan sopimiseksi, voit hyödyntää ajanvaraus-toimintoa (vaikka suoraan Gmailissa) ja lähettää linkin, josta ulkoiset sidosryhmät voivat varata ajan suoraan vapaista ajankohdistasi. Tämä säästää yllättävän paljon aikaa!
Muistathan laittaa myös ilmoitukset päälle alkavista tapaamisista ja näin saat muistutuksen työpöydällesi hetkeä ennen palaverin alkua.
Yhteistyö tiimissä
Perinteinen työskentely tiedostoversioiden kanssa on tehotonta. Google Drive, Docs, Sheets ja Slides poistavat pullonkaulat.
Google Workspacessa on mahdollisuus tiimityöskentelyyn dokumenteissa, tarkoittaen siis sitä, että useamman henkilön on mahdollista muokata samaa dokumenttia samanaikaisesti. Sano hyvästit ”Lopullinen-versio-3-korjattu.docx” -tiedostoille. Kaikki on ajantasalla ja pilvessä, jolloin yksikään versio ei pääse katoamaan.
Voit käyttää kommenteissa @merkintää delegoidaksesi tehtäviä suoraan tiimillesi dokumentin sisällä. Kun tehtävä on valmis, sen voi merkitä ratkaistuksi.
Mikä tahansa dokumentti on helposti etsittävissä ja löydettävissä Google Driven sisällä. Tehokas haku löytää tiedostot sisällön perusteella, ei vain nimen.
Älykäs tiedostojenhallinta Google Drivessa
Drive ei ole vain pilvitallennustila, se on älykäs työkalu.
Driven kautta voi siirtyä helposti henkilökohtaisista kansioista tiimi- tai projektikohtaisiin Jaettuihin Driveihin. Tämä takaa myös tiedon jatkuvuuden: kun työntekijä lähtee, kriittiset projektitiedostot jäävät automaattisesti organisaation haltuun.
💡Pro tip: Asenna Drive for desktop, jotta voit valita tärkeät tiedostot muokattavaksi jopa ilman internetyhteyttä. Muutokset synkronoituvat, kun olet taas verkossa.
Docsin ja Sheetsin tehostetut yhteistyöominaisuudet
Kasvuyrityksen ei kannata tuhlata aikaa hitaaseen palaute- tai raportointiprosessiin. Tässä muutamia ominaisuuksia, jotka nopeuttavat päivittäisiä toimia.
- Docsin Mallipohjat (Templates): Standardisoi toiminta luomalla ja tallentamalla yrityksen omat, brändätyt mallipohjat (esim. tarjoukset tai projektisuunnitelmat) suoraan Docsiin. Näin tiimit voivat aloittaa työn sekunneissa, ilman ylimääräistä säätöä.
- Ehdotettu muokkaus Docseissa: Unohda kommentointirumba! Käytä ”Ehdotettu muokkaus” -tilaa palautteen antamiseen. Muutokset näkyvät erivärisinä, kunnes ne hyväksytään tai hylätään, tehden palautekierroksista selkeitä ja nopeita.
- Sheets ja Google Forms -integraatio: Kerää tietoa (esim. asiakaspalautteet tai sisäiset ilmoittautumiset) Google Formsilla. Vastaukset tallentuvat reaaliaikaisesti suoraan Google Sheetsiin, mikä poistaa manuaalisen tietojen syöttämisen tarpeen.
Tehokkaampaa viestintää
Kokoukset vievät merkittävästi aikaa. Google Meet ja Chat voivat tehdä niistä tuottavampia ja napakampia.
Meetin älyominaisuuksien ansiosta voit mm.
– Käyttää tekstitystä (Live Captions) kokouksen aikana, mikä helpottaa jos tapaamisessa on paljon eri kansallisuuksia tai jollain ei ole mahdollisuutta osallistua kokoukseen äänillä.
– Hyödyntää Google Meetsin älykkäitä muistiinpanoja. Tämän ominaisuuden ansiosta voit saada kattavan yhteenvedon palaverista kirjallisena, mitä kokouksessa on käyty läpi ja kuka hoitaa X tai X asian. Kokoukset on myös mahdollista nauhoittaa ja tallentaa suoraan Driveen. Täydellinen ominaisuus tiimin kouluttamiseen tai uusien työntekijöiden perehdytykseen!
Google Chat puolestaan on erinomainen työkalu sisäiseen, nopeaan viestintään. Voit mm. luoda pysyviä keskusteluhuoneita eri projekteille tai tiimeille. Näin kaikki tiedostot, keskustelut ja tehtävät pysyvät oikeissa paikoissa ja vältytään viestitulvalta moneen eri osoitteeseen.
Google Workspace = tehokkuutta tiimiin 🚀
Google Workspace on enemmän kuin vain kokoelma tavallisia päivittäisiä työkaluja. Se integroituu saumattomasti ja antaa tiimillesi nopeutta, joustavuutta ja yhteistyökykyä, jota tarvitsette viedäksenne yrityksenne seuraavalle tasolle.
Goodin asiantuntemus varmistaa, että Google Workspacen käyttöönotto on nopeaa ja vaivatonta, sekä tuki on aina lähellä – 100% suomalaisella laadulla.
Ota meihin yhteyttä ja tehostetaan teidän yrityksenne työskentelytapoja jo tänään!