Oletko harkinnut Google Workspacen käyttöönottoa yrityksesi päivittäisten toimien helpotukseen, mutta et ole varma taipuuko se juuri sinun tarpeisiisi?
Listasimme alle muutaman Google Workspacen asiakaskokemuksen, joiden kautta pääset tutustumaan sen käyttötapoihin erilaisissa rooleissa. Lue lisää, mm. mihin ongelmiin Google Workspace on tarjonnut ratkaisuja eri yrityksissä.
Asiakas A / Rekrytointiyritys Suomesta – Ongelmana koordinoitu yhteistyö
Yrityksen alkuperäisenä ongelmana oli koko henkilöstön palavereiden ja tekemisten koordinointi. Toimitusjohtaja Tuomas kertoi, että jokaisella tiimin jäsenellä on erilaiset prioriteetit, ja hän haluaisi pitää tiimin keskittyneenä niihin, ilman ylimääräistä vaivaa. Hänen mukaansa jokaisella olisi hyvä olla viikottaiset palaverit kalenterissaan, ja niistä olisi myös hyvä muistuttaa jokaista etukäteen, jotta säästyttäisiin turhalta peräänsoittelulta. Tuomas myös pohti, että haluaisi asettaa uuden viikkopalaverin torstaisin vain markkinointitiimille, mutta haluaisi ensin varmistaa, että kaikki tiimin jäsenet ovat käytettävissä.
Tuomas oli myös huolissaan siitä, että osaisi itsekin olla aina paikalla, kun siihen on tarve. Lisäksi hän haluaisi helpommin seurata, milloin johtoryhmän tapaamisia järjestetään, jotta olisi myös niissä varmasti läsnä. Nykyinen kalenteri tuntui hänen mielestään hieman sekavalta ja liian täydeltä.
Kuinka Google Workspace ratkaisi ongelman?
Otimme koko yrityksen henkilöstölle Google-kalenterin käyttöön.
Yhdellä kalenterikutsulla oli mahdollista lisätä jokainen viikkopalaverin osallistuja mukaan. Tästä lähti jokaiselle osallistujalle ilmoitus sähköpostiin, ja heistä kaikki asettivat myös palavereistaan itselleen kalenterimuistutuksen. Muistutus tulee valittua aikaa ennen merkittyä tapaamista.
Kalenterit Googlessa on myös mahdollista asettaa niin, että kaikki saman organisaation sisällä työskentelevät näkevät toistensa kalenterit. Tämä ratkaisi toimitusjohtaja Tuomaksen ongelman, sillä nyt hän näkee työntekijöidensä käytettävyyden yhdestä paikasta.
Selkeyttääkseen pakollisia menojaan Tuomas loi myös Google-kalenterin avulla itselleen toissijaisen kalenterin, jossa näkyy vain johtoryhmän kokoukset, joihin hän osallistuu.
Asiakas A sai Google Workspacen avulla paremmat avaimet yhteistyön koordinointiin ja tiimin aikataulujen selkeyttämiseen.
Asiakas B / Palvelualan yritys Suomesta – Sähköpostit ja niiden hallinnointi
Anton, yrityksen toinen omistaja, kertoi, että heidän haasteensa on sähköpostien lähettäminen ja niiden hallinnointi. Hänen mukaansa se on työlästä ja vie liikaa aikaa.
Anton selvensi, että asiakaspalvelutiimi lähettää asiakkaille ja yhteistyökumppaneille joka kuukausi lähes samanlaiset “kuukauden koonti” -kirjeet ja uusille asiakkaille lähetetään aina lähes samanlaiset infopaketit. Anton oli huolissaan siitä, että kirjoittaminen on hyvin aikaa vievää, jos jokainen sähköpostiviesti täytyy kirjoittaa uudelleen joka kerta.
Hän toivoi, että yhteystietoja saisi hallittua järkevämmin – niin, ettei asiakaspalvelutiimin tarvitsisi etsiä yhtä asiakasta kerrallaan hakukentästä ryhmäsähköpostia lähettäessään. Lisäksi Anton saa itsekin paljon vastauksia asiakkailta ja yhteistyökumppaneilta ja koko sähköposti tuntuu hänestä välillä hieman sekavalta. Hän oli myös hieman huolissaan siitä, että välillä tärkeätkin viestit saattavat mennä suoraan roskapostiin.
Kuinka Google Workspace ratkaisi ongelman?
Ihan ensimmäisenä yrityksen koko henkilöstö loi Google Workspace -sähköpostin avulla sähköposteihinsa allekirjoitukset – onhan se hyvin olennainen osa sähköpostia.
Koska asiakaspalvelutiimi lähettää lähes samanlaisen sähköpostiviestin joka kuukausi, loivat he Gmailin mallipohjien avulla valmiit sähköpostit sekä “kuukauden koonti” -kirjeelle että asiakkaiden infopaketille. Näitä pohjia he voivat käyttää yhä uudelleen, mikä säästää heidän aikaansa.
Gmailissa on mahdollista luoda yhteystietotarra ja määrittää sen alle asiakkaiden tai yhteistyökumppaneiden nimet ja sähköpostit. Tämä nopeuttaa sähköpostien lähettämistä tulevaisuudessa. Sähköpostit voi ryhmitellä esimerkiksi myös aiheen mukaan. Näin on helpompaa käydä etsimässä tiettyä sähköpostia, tietyn aihepiirin alta.
Yhteystietotarran alle voi lisätä ihmisiä silloinkin, kun ei halua heidän tärkeiden sähköpostiensa vahingossakaan päätyvän roskapostiin. Gmailissa on myös mahdollista ottaa viestisuodatin käyttöön, jotta kaikki tärkeäksi merkittyjen henkilöiden viestit merkitään automaattisesti tärkeiksi.
Asiakas B sai Google Workspacen avulla nopeutettua ja tehostettua sähköpostiviestintäänsä, ilman sen kummempia ponnisteluita.
Asiakas C / Teknologiayritys Suomesta – Datan analysointi ja jakaminen turvallisesti
Sirpa on suomalaisen teknologiayrityksen HR-työntekijä, ja hän kaipasi apua datan analysoinnissa sekä sen turvallisessa jakamisessa muulle henkilöstölle.
Sirpa kertoi, että on äskettäin kerännyt lukuja toimistoista eri puolilta Suomea ja lisännyt ne laskentataulukkoon. Hän haluaisi kuitenkin analysoida tietoja tarkemmin, saadakseen selkeämmän käsityksen nykyisestä ja tulevasta työllisyystilanteesta. Hän toivoi myös voivansa helposti jakaa tuloksiaan.
Sirpa haluaisi myös taulukon olevan hieman selkeämpi, sillä rivit ovat pieniä ja numerot pomppivat silmissä.
Sirpa kertoo, että hän haluaisi tulevaisuudessa jakaa laskentataulukon yrityksen muun johdon kanssa. Hän on kuitenkin huolissaan tietojen tahattomista muutoksista ja haluaisi varmistaa, että nykyiset tiedot on suojattu.
Lisäksi Sirpa haluaisi lähettää tiedoston eteenpäin pelkkänä linkkinä, jotta se on tietosuojan kannalta turvallisempaa.
Kuinka Google Workspace ratkaisi ongelman?
Google Workspace auttoi Sirpaa tekemään sheets -taulukosta ensin helpommin navigoitavan. Sheetsin avulla hän sai yhdistettyä alueita päällekkäisyyksien poistamiseksi ja lisäksi hän erotteli eri toimistoja toisistaan eri väreillä. Kun hienosäätö oli tehty, hän lisäsi taulukkoon laskukaavat ja näin sai valmiit vastaukset ilman sen suurempaa vaivannäköä.
Koska Sirpalla oli edelleen vaikeuksia hahmottaa tietoja, hän lajitteli vielä tiedot kaupungin mukaan A > Ö.
Taulukon valmistuttua oli Sirpan määrä jakaa se myös yrityksen johdolle. Hän kuitenkin pelkäsi, että joku tekisi tahattomia muutoksia dokumenttiin, ja tulokset vääristyisivät. Google Workspace ratkaisi myös tämän ongelman: sheets-taulukko on mahdollista suojata niin, ettei kukaan tai vain tietyt henkilöt pääsevät muokkaamaan sitä.
Suojauksen jälkeen Sirpa kopioi taulukon jakolinkin ja lähetti sen turvallisesti sähköpostitse kaikille johtoon kuuluville.
Asiakas C sai Google Sheets -ohjelmaa käyttämällä analysoitua tarvittavaa hankilöstödataansa ja selkeytettyä muuten sekavia taulukoita. Google-linkkien ansiosta oli taulukko myös turvallista lähettää eteenpäin.
Haluaisitko sinä tehostaa liiketoimintaasi Google Workspacen avulla?
Google Workspace kehittyy kovaa vauhtia ja me seuraamme kehitystä päivittäin asiakkaidemme puolesta. Tavoitteenamme on, että asiakkaamme saavat Googlen ratkaisuista kaikki hyödyt irti heidän liiketoiminnassaan. Jos koet, että voisimme olla apuna kouluttamalla, konsultoimalla tai hallinnoimalla puolestasi tai tukenasi Google Workspacea, ota ihmeessä heti yhteyttä.