Visma Sign on varmasti monelle tuttu dokumenttien allekirjoitussovellus. Mikä taas ei vielä ole niin tuttua, on se, että Google Workspaceen on tulossa pian Visma Sign laajennus, joka mahdollistaa dokumenttien lähettämisen allekirjoitettavaksi suoraan myös Google Driven tai Google Docsin kautta.

Ota kaikki hyöty irti Google Workspace -lisäosien avulla

Tavallisesti kun haluat Google Docsin allekirjoitettavaksi, tulisi se ensin ladata PDF-tiedostona tietokoneelle ja sen jälkeen se pitäisi manuaalisesti ladata itse Visma Signiin. Lisäosa suoraviivaistaa tämän prosessin, eikä sinun tarvitse poistua dokumentista kertaakaan.

Kun olet tilannut lisäosan Goodilta ja asentanut sen, löytyy Visma Sign -lisäosa Google Drivesta tai Google Docsista näytön oikealta puolelta sivupaneelista. Ellei sivupaneeli näy automaattisesti, klikkaa selaimen oikeassa alakulmassa olevaa nuolta. 

Näin Visma Sign toimii Google Docsissa:

  1. Kirjaudu sisään Google Workspaceen ja avaa Google Docsissa haluamasi dokumentti. 
  2. Klikkaa Visma Sign auki oikeasta sivupalkista.
  3. Voit halutessasi asettaa dokumentille uuden otsikon. Oletuksena dokumenttiin tulee kuitenkin jo otsikko, jolla se on Google Docsissa nimetty.
  4. Voit asettaa dokumenttiin myös haluamasi viimeisen allekirjoituspäivän, normaalisti oletus on 30 päivää.
  5. Klikkaa alta nappulaa “lisää dokumentti Visma Signiin”. Tämän jälkeen sivupalkkiin aukeaa uusi näkymä.
  6. Lisää tämän näkymän kautta dokumentin allekirjoittajat ja heidän sähköpostiosoitteensa. Voit myös määritellä, tarvitseeko allekirjoittajien tunnistautua vahvasti (pankkitunnuksilla) ja allekirjoittavatko he dokumentin organisaationa vai yksityishenkilöinä.
  7. Kun olet lisännyt kaikki allekirjoittajat, voit lähettää dokumentin allekirjoitettavaksi. Allekirjoituspyynnöstä menee jokaiselle henkilölle sähköposti, jonka kautta he pääsevät allekirjoittamaan dokumentin Visma Signiin.
  8. Oikean sivupaneelin “Avaa dokumentti” -nappulaa klikkaamalla pääset itse tarkastelemaan dokumenttia.

Oikea sivupalkki antaa myös mahdollisuuden tarkastella helposti kaikkia lisäosan kautta luotuja dokumentteja. Lisäosan ollessa auki, klikkaa oikeassa yläkulmassa olevaa kolmea pistettä ja sen jälkeen paina “katsele dokumentteja”. Tätä kautta dokumentit avaamalla on myös mahdollista nähdä allekirjoitusten tila. Kun dokumentit ovat allekirjoitettu, on ne myös mahdollista viedä suoraan Google Driveen oikeaa sivupalkkia klikkaamalla.

Mikäli haluat tuoda dokumentin Google Drivesta Visma Signiin, ovat ohjeet alkuun hieman erilaiset.

Näin Visma Sign toimii Google Drivessa:

  1. Avaa Google Drive ja valitse tiedosto klikkaamalla. 
  2. Avaa Visma Sign lisäosa oikeasta sivupalkista.
  3. Tässä kohtaa lisäosa pyytää käyttöoikeuksia tiedostoon. Niiden jakamisen jälkeen prosessi jatkuu samalla tavalla, kuin Google Docsin kautta 3. kohdasta eteenpäin.

Näin helppoa se on!

Katso Visma Sign -lisäosan ohjevideo ja tutustu etätukipalveluihimme

Lisäämällä Google Workspaceen Visma Sign lisäosan säästät siis selvästi aikaa ja mahdollisesti myös hermoja. Laajennus on saatavilla kaikille Google Workspace käyttäjille, joilla on olemassaoleva Visma Sign tili. Voit tilata laajennuksen Goodin kaupasta. Tilauksen yhteydessä saat ohjeet sen käyttöön ja asennukseen.

Voit katsoa vielä tarkemmat ohjeet vaihe vaiheelta myös YouTube -videoltamme.

Lue täältä lisää Google Workspacesta ja siihen tarjoamistamme etätukipalveluista. Voimme varmasti olla apunasi ja ratkaista pulmasi!

Nappaa myös Goodin YouTube -kanava seurantaan, sillä myös jatkossa julkaisemme sinne tarpeellisia Google Workspace -vinkkejä.