Tiivistelmä:

Monet käyttävät Google Workspacea vain sen perustoimintoihin, kuten Gmailiin, Kalenteriin ja Driveen, mutta paketti sisältää paljon muitakin hyödyllisiä työkaluja. Blogi esittelee seuraavat alihyödynnetyt työkalut: Google Keepin, Drawingsin, Formsin ja Sitesin. 

  • Google Keep on digitaalinen muistilehtiö, jolla voi tehdä muistiinpanoja, listoja ja muistutuksia, jotka synkronoituvat laitteiden välillä.
  • Google Drawings mahdollistaa ideoiden ja prosessien visuaalisen esittämisen helposti vuokaavioiden ja ajatuskarttojen muodossa.
  • Google Forms on kätevä työkalu kyselyiden ja palautteiden keruuseen.
  • Google Sites puolestaan mahdollistaa yksinkertaisten verkkosivujen ja intranettien luomisen ilman teknistä osaamista.

Näiden työkalujen hyödyntäminen voi tehostaa arkea ja tiimityötä merkittävästi. Blogi haastaa lukijan kokeilemaan jotakin näistä viikon aikana. Lisäksi Goodi tarjoaa tukea ja koulutusta Google Workspacen parempaan hyödyntämiseen.

Tämä on tekoälyn avulla tuotettu, sisällöntuottajan tarkistama tiivistelmä tekstistä. 

—

Käytätkö päivittäin Gmailia sähköposteihin, Kalenteria aikataulujen hallintaan ja Drivea tiedostojen tallennukseen? Entä Docsia, Sheetsiä ja Slidesia dokumenttien, taulukoiden ja esitysten luomiseen? Nämä ovat Google Workspacen selkäranka monille meistä, mutta tiesitkö, että Google Workspace -pakettisi sisältää paljon muitakin tehokkaita työkaluja. 

Monet käyttäjät eivät hyödynnä Google Workspacen koko potentiaalia. Juuri se työkalu, joka voisi helpottaa tiimityötä, nopeuttaa tekemistä ja kirkastaa ideoita, saattaa jäädä kokonaan huomaamatta.  Nyt nostamme esiin muutamia näistä alihyödynnetyistä helmistä – erityisesti Google Keepin ja Google Drawingsin. 

Google Keep – digitaalinen muistilehtiö 

Pikainen muistilista tai idea kesken kokouksen – mihin tallentaa se? Google Keep on tähän oiva vaihtoehto. Se on kuin digitaalinen versio värikkäistä muistilapuista ja muistivihkosta, joka kulkee mukanasi kaikkialle.

Keep kerää muistilaput yhteen ja on käytännöllinen työkalu nopeiden muistiinpanojen tekemiseen. Sen avulla voi luoda listoja, lisätä kuvia ja jopa äänimuistiinpanoja. Samalla voi kerätä erilaisia ideoita Keepiin: tallentaa linkkejä ja kuvia yhteen paikkaan.

Sen keskeisiä ominaisuuksia ovat:

– Tehtävälistojen luominen ja jakaminen

– Mahdollisuus merkitä tehtävät suoritetuiksi

– Aika- ja paikkaperusteiset muistutukset

Keep on nopea ja helppo käyttää. Muistiinpanot synkronoituvat automaattisesti kaikkien käyttäjän laitteiden välillä. Ne on mahdollista liittää Kalenterin tapahtumiin tai Google Docsiin. Voit myös tallentaa Google Docs -tiedostossa olevia kuvia suoraan Keepiin.

Google Drawings – visualisoi ideat ja prosessit helposti

Tarvitsetko nopeasti selkeän vuokaavion, ajatuskartan, organisaatiokaavion tai yksinkertaisen pohjapiirroksen? Google Drawings on yllättävän monipuolinen työkalu juuri tähän. Se on kevyt, selaimessa toimiva piirto-ohjelma, joka sopii erinomaisesti visuaaliseen viestintään. 

Drawingsilla voi luoda vuokaavioita, prosessikuvauksia ja konseptikarttoja valmiiden muotojen avulla.  Käyttöliittymien rautalankamalleja (wireframes), yksinkertaisia infografiikoita tai muita visuaalisia esityksiä on helppo muotoilla. Tietenkin Drawings mahdollistaa myös kuvien muokkauksen eli kuviin voi lisätä tekstiä, nuolia ja muita merkintöjä. Yhteistyö, työskentely saman piirroksen parissa reaaliaikaisesti, on mahdollista aivan, kuten Google Docsissa. 

Etuna Drawingsissa on yksinkertaisuus – se on todella helppo oppia ja käyttää.  Reaaliaikainen muokkaus ja kommentointi tekevät siitä loistavan työkalun tiimityöhön. Drawings on ilmainen Google Workspace-tilauksen osana. 

Älä unohda näitä: Forms ja Sites

Keepin ja Drawingsin lisäksi Google Workspace tarjoaa muitakin työkaluja, jotka ansaitsevat enemmän huomiota. 

Google Forms on erinomainen työkalu kyselyiden, palautteenkeruun, ilmoittautumisten ja jopa yksinkertaisten testien luomiseen nopeasti ja helposti. Vastaukset kerätään automaattisesti Google Sheetsiin analysointia varten. Lomakkeen muokkaus on helppoa, ja lomakkeeseen vastaaminen on nopeaa. 

Google Sites mahdollistaa yksinkertaisten, mutta toimivien verkkosivustojen tai tiimikohtaisten intranet-sivujen rakentamisen ilman koodaustaitoja. Täydellinen esimerkiksi projektin dokumentaation jakamiseen, sisäisen tietopankin luomiseen tai tapahtumasivustoksi.

Ota kaikki teho irti Google Workspacesta

Google Workspace tarjoaa todellakin paljon enemmän kuin Docsin ja Sheetsin.

Google Keepin, Drawingsin, Formsin ja Sitesin kaltaisten työkalujen käyttöönotto voi merkittävästi tehostaa päivittäistä työtäsi ja tiimisi yhteistyötä. Ne auttavat organisoimaan tietoa, visualisoimaan prosesseja ja keräämään dataa tehokkaammin.

Haaste: Kokeile seuraavan viikon aikana vähintään yhtä näistä työkaluista johonkin työtehtävään. Luo muistilista Keepiin, hahmottele prosessi Drawingsilla tai rakenna nopea palautekysely Formsilla. Saatat yllättyä, kuinka paljon ne voivat helpottaa arkea!

Tarvitsetko apua Google Workspacen tehokkaammassa hyödyntämisessä? Me Goodilla autamme mielellämme! Tarjoamme koulutusta ja konsultointia, jotta saatte kaiken irti Google Workspace -ympäristöstänne ja löydätte parhaat työkalut ja toimintatavat juuri teidän tarpeisiinne.