Räätälöity digitaalinen ratkaisu parantaa liiketoimintaprosesseja poistamalla manuaalisia työvaiheita, nopeuttamalla tiedonkulkua ja automatisoimalla toistuvia tehtäviä juuri niin kuin yrityksen omat prosessit vaativat. Toisin kuin valmissovellukset, räätälöity ratkaisu mukautuu yrityksen todelliseen tapaan toimia eikä pakota yritystä muuttamaan prosessejaan ohjelmiston ehdoilla. Alla käymme läpi keskeisimmät kysymykset, joita pk-yrityksen päättäjät pohtivat ennen digitalisointipäätöstä.

Milloin räätälöity ratkaisu kannattaa valita valmissovelluksen sijaan?

Räätälöity ratkaisu kannattaa valita silloin, kun valmissovellus ei kata yrityksen prosesseja riittävän hyvin, pakottaa muuttamaan toimintatapoja tai tuo mukanaan paljon turhia ominaisuuksia, joista silti joutuu maksamaan. Tyypillinen merkki on se, että tiimi kiertää ohjelmiston rajoituksia Exceleillä ja sähköpostiketjuilla.

Valmissovellukset sopivat erinomaisesti yleisiin tarpeisiin, kuten laskutukseen tai kalenterihallintaan. Mutta kun yrityksen prosessi on riittävän erityinen tai useampi järjestelmä pitäisi saada puhumaan keskenään, valmisratkaisu alkaa rakoilla. Tuloksena on manuaalista tiedonsiirtoa, päällekkäistä työtä ja virheitä.

Räätälöidyn ratkaisun valintaa puoltavat erityisesti seuraavat tilanteet:

  • Prosessissa on toistuvia manuaalisia työvaiheita, joita ei voi automatisoida valmissovelluksella
  • Yritys käyttää useita erillisiä järjestelmiä, joiden välillä tieto ei kulje automaattisesti
  • Valmissovelluksen hinta nousee korkeaksi suhteessa siihen, kuinka pientä osaa ominaisuuksista oikeasti käytetään
  • Prosessi on niin yrityskohtainen, ettei markkinoilta löydy sopivaa valmistuotetta

Tärkeää on myös muistaa, että räätälöity ei tarkoita automaattisesti kallista tai hidasta. Low-code-teknologioilla ratkaisu voidaan rakentaa murto-osalla perinteisen ohjelmistoprojektin kustannuksista.

Mitä liiketoimintaprosesseja voidaan automatisoida digitaalisilla ratkaisuilla?

Digitaalisilla ratkaisuilla voidaan automatisoida lähes kaikki toistuvat, sääntöpohjaiset prosessit, joissa tieto siirtyy paikasta toiseen tai joissa tehdään samankaltaisia toimenpiteitä uudelleen ja uudelleen. Yleisimpiä kohteita pk-yrityksissä ovat tiedonkeruu, raportointi, hyväksyntäketjut ja asiakasviestintä.

Käytännön esimerkkejä automatisoitavista prosesseista:

  • Tiedonkeruu ja lomakkeet: Tilaukset, tarjouspyynnöt ja asiakastiedot kerätään automaattisesti ilman manuaalista tallennusta
  • Raportointi: Myynti-, tuotanto- tai henkilöstöraportit koostuvat automaattisesti olemassa olevasta datasta
  • Hyväksyntäprosessit: Loma-anomukset, hankintapyynnöt ja sopimukset kiertävät digitaalisesti ilman sähköpostiketjuja
  • Asiakasviestintä: Tilausvahvistukset, muistutukset ja seurantaviestit lähtevät automaattisesti oikeaan aikaan
  • Tiedonsiirto järjestelmien välillä: Tieto siirtyy automaattisesti esimerkiksi lomakkeelta tietokantaan tai laskutusjärjestelmään

Lähtökohtana kannattaa aina kysyä: missä syntyy turhaa kopiointia, odottelua tai inhimillisiä virheitä? Juuri nämä kohdat ovat prosessiautomaation parhaita mahdollisuuksia pk-yrityksessä.

Miten low-code- ja no-code-teknologiat eroavat perinteisestä ohjelmistokehityksestä?

Low-code- ja no-code-teknologiat eroavat perinteisestä ohjelmistokehityksestä ennen kaikkea nopeudessa, kustannuksissa ja vaaditussa teknisessä osaamisessa. Perinteinen ohjelmistokehitys edellyttää koodareiden kirjoittamaa räätälöityä ohjelmakoodia, kun taas low-code- ja no-code-alustoilla ratkaisuja rakennetaan visuaalisilla työkaluilla ja valmiilla komponenteilla.

Low-code: joustava ratkaisu asiantuntijoille

Low-code-kehityksessä hyödynnetään visuaalisia rakennustyökaluja, mutta se mahdollistaa tarvittaessa myös koodin kirjoittamisen. Tämä tekee siitä erityisen joustavan vaativammissa integraatioissa ja yrityskohtaisissa prosesseissa. Toteutus on silti merkittävästi nopeampaa ja edullisempaa kuin perinteinen ohjelmistoprojekti.

No-code: nopea käyttöönotto ilman koodausosaamista

No-code-ratkaisut on suunniteltu käyttäjille, joilla ei ole ohjelmointitaustaa. Prosesseja ja automaatioita rakennetaan graafisilla käyttöliittymillä, ja yksinkertaisimmissa tapauksissa ratkaisu voi olla valmis päivissä. Rajoituksena on, että hyvin monimutkaiset tai erikoiset tarpeet voivat ylittää alustan kyvykkyydet.

Käytännössä low-code-ratkaisu asettuu valmisohjelmiston ja perinteisen räätälöidyn ohjelmiston väliin: joustavampi kuin valmistuote, mutta selvästi nopeampi ja kustannustehokkaampi kuin täysin alusta asti rakennettu ohjelmisto. Tämä tekee siitä erityisen houkuttelevan vaihtoehdon pk-yrityksille, joilla ei ole budjettia tai aikaa pitkiin ohjelmistoprojekteihin.

Kuinka nopeasti räätälöity digitaalinen ratkaisu voidaan ottaa käyttöön?

Low-code- ja no-code-teknologioilla toteutettu räätälöity digitaalinen ratkaisu voidaan ottaa käyttöön tyypillisesti muutamassa viikossa, kun tarve on selkeästi määritelty. Yksinkertaisimmissa automaatioissa aikajänne voi olla vain muutama päivä, monimutkaisemmissa integraatioissa muutama kuukausi.

Käyttöönottoon vaikuttavat eniten seuraavat tekijät:

  • Prosessin selkeys: Mitä tarkemmin automatisoitava prosessi on kuvattu, sitä nopeammin ratkaisu voidaan rakentaa
  • Integraatioiden määrä: Yhden järjestelmän automatisointi on nopeampaa kuin useiden järjestelmien yhdistäminen
  • Tekninen ympäristö: Jos yrityksellä on jo käytössä Google Workspace, monet automaatiot voidaan rakentaa suoraan tuttuihin työkaluihin

Olennaista on, että low-code-lähestymistapa mahdollistaa myös vaiheistamisen: ensin otetaan käyttöön kriittisin osa, ja ratkaisua kehitetään myöhemmin liiketoiminnan tarpeiden mukaan. Näin investointi ei ole kertaheittoinen suuri projekti vaan hallittu, vaiheistettu kehityspolku.

Miten Google Workspace -työkaluja hyödynnetään prosessiautomaatiossa?

Google Workspace -työkaluja hyödynnetään prosessiautomaatiossa yhdistämällä ne automaatiotyökaluihin, jotka käynnistävät toimenpiteitä automaattisesti tiettyjen ehtojen täyttyessä. Esimerkiksi Google Forms voi kerätä tietoa, joka siirtyy automaattisesti Google Sheetsiin, laukaisee sähköpostin Gmailista ja kirjaa tehtävän Google Tasksiin ilman yhtään manuaalista vaihetta.

Käytännön esimerkkejä siitä, miten Google Workspace toimii prosessiautomaation perustana:

  • Google Forms + Sheets: Asiakastilaukset, tarjouspyynnöt tai sisäiset ilmoitukset kerätään lomakkeella ja tallentuvat automaattisesti taulukkoon jatkokäsittelyä varten
  • Gmail-automaatiot: Tietyt sähköpostiviestit laukaisevat automaattisesti toimenpiteitä, kuten tehtävän luomisen tai tiedon tallentamisen
  • Google Drive: Dokumenttien hallinta, versiointi ja jakaminen automatisoituvat, jolloin oikeat ihmiset saavat oikeat tiedostot oikeaan aikaan
  • Google Meet ja Calendar: Kalenterikutsut, muistutukset ja kokousdokumentit liikkuvat automaattisesti osallistujille

Kun Google Workspace on jo yrityksen käytössä, automaatioiden rakentaminen sen päälle on luonteva ja kustannustehokas askel. Goodi auttaa pk-yrityksiä tunnistamaan juuri ne prosessit, joissa Google Workspace -automaatio tuottaa eniten hyötyä, ja rakentamaan ratkaisut käyttöönottovalmiiksi ilman raskasta IT-projektia. Jos haluat kartoittaa oman yrityksesi automatisointimahdollisuudet, ota yhteyttä Goodin asiantuntijoihin ja sovitaan maksuton alkukartoitus.