Lähtötilanne
Kotipalvelu Pajunkissa on vuosien saatossa kasvanut yhtiön perustajan Pinja Torssosen yhden naisen yrityksestä yhdeksän työntekijän organisaatioksi. Yritys palvelee yli 150 asiakasta Kuopion, Siilinjärven ja Varkauden alueilla. Toiminta keskittyy pääasiassa siivouspalveluihin, jotka kattavat niin yksityiset kotitaloudet kuin yritysten toimitilatkin. Yritys ei tee sairaanhoidollista työtä.
Yrityksen laajentuessa ja digitalisaation edetessä Kotipalvelu Pajunkissalla havaittiin kehitystarpeita tietoturvallisen toiminnan varmistamisen suhteen.
Haaste
Kotipalvelu Pajunkissan digikehityshanke pyrki löytämään keinoja kartoittaen aluksi itse erilaisia SaaS-sovelluksia ratkaisuksi haasteisiin.
“Kotipalvelu Pajunkissa oli ottamassa käyttöön Googlen palveluja varmistamaan tietoturvaa. Tavoitteena oli myös löytää sähköinen järjestelmä asiakaskäyntien kirjaamiseen”, kertoo Pinja Torssonen.
Google Sheetsiin sopivan sähköisen järjestelmän löytäminen osoittautui haastavaksi, sillä markkinoilta ei löytynyt valmista ratkaisua vastaamaan yrityksen tarpeisiin.
Ratkaisu
Ratkaisuksi muodostui rakentaa Pajunkissalle oma räätälöity toiminnanohjausjärjestelmä. Google Workspace -alustaa ja Overdrive-palvelua hyödyntyvä ratkaisu mahdollistaa työpaikan sujuvan vuorovaikutuksen digitaalisesti.
“Annoimme toiveet Louhelle, minkä pohjalta he toteuttivat ratkaisumme avaimet käteen -periaatteella. Käyttöönottokokeilun jälkeen työkaluun tehtiin vielä jotain muutoksia”, Torssonen toteaa.
Järjestelmän avulla asiakastiedot, sopimukset ja työntekijöiden kirjaamat käynnit siirtyivät sähköiseen muotoon, mikä vähensi paperitöiden tarvetta.
Työntekijät kirjaavat työaikansa ja muut laskutukseen liittyvät tiedot suoraan puhelimillaan. Tämä mahdollistaa reaaliaikaisen tiedonkulun ja laskutuksen. Kokonaisuudessaan ratkaisun avulla toteutettiin Pajunkissan tarve tietoturvalliselle ja tehokkaalle asiakastietojen ja toimeksiantojen hallinnalle.
“Työntekijä kirjaa lomakkeella käynnin, valitsee asiakkaan nimen, päivämäärän ja kirjaa myös kellonajan. Jos laskutusta varten tarvitaan jotain lisätietoja, kirjataan nekin ylös. Sen jälkeen tiedot menevät Sheetsiin ja sitä kautta laskutukseen”, Torssonen summaa.
“Tämä on ollut meidän tarkoitukseen hyvä, verrattuna valmiiseen ohjelmaan. Lomaketta on helppo muunnella”, hän jatkaa.
Lisähyötynä Kotipalvelu Pajunkissa koki, että yhteistyö Googlen kanssa on ollut hedelmällistä, ja pieniä päivitystarpeita on pystytty toteuttamaan joustavasti. Erityisesti yhteistyön henkilökohtainen luonne ja nopeat vastaukset teknisiin kysymyksiin ovat olleet arvokkaita.
“Itse tykkään asioida ihmisten kanssa, en robottien kanssa. Aina kun on tullut ongelma, sähköpostilla on saanut vastauksen nopeasti”, Torssonen kertoo.
Ketterästi kohti tulevaa
Kotipalvelu Pajunkissan tarina on esimerkki siitä, kuinka räätälöidyllä digitaalisella ratkaisulla voidaan vastata yrityksen ainutlaatuisiin tarpeisiin ja tehostaa sen toimintaa. Tämä digitaalinen muodonmuutos ei ainoastaan parantanut tietoturvaa ja tehokkuutta vaan myös mahdollistaa joustavuuden tulevaisuuden muutostarpeisiin vastaamisessa.
Käytetyt palvelut
